Projektassistenz(m/w/d)

Start: Oktober 2026

Dauer: 12 Monate+

Lokation: Berlin

Auslastung: Fulltime (35 h)

Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Allgemeine Informationen:

Der Projektassistent wird eine entscheidende Rolle für die Effizienz des PMO spielen. Sie sind dafür verantwortlich, operative Arbeitsabläufe zu optimieren, präzise Projektdaten zu pflegen und eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten sicherzustellen.

Aufgaben:

• Verwalten Sie das Rechnungskontrollblatt, um die finanzielle Genauigkeit sicherzustellen.
• Erstellen und Pflegen Sie operative Tracking-Systeme zur Überwachung des Projektfortschritts und der KPIs.
• Pflegen und gewährleisten Sie die korrekte Kategorisierung gemeinsamer Box-Ordner, um eine effiziente Dokumentenverwaltung zu ermöglichen.
• Entwickeln Sie Prozessablaufdiagramme, um aktuelle Arbeitsabläufe klar zu visualisieren.
• Identifizieren Sie Engpässe und unterbreiten Sie Vorschläge zur Reduzierung des PMO-Prozessaufwands, um die Produktivität des Teams zu steigern.
• Koordination von Beteiligten und Projekten
• Sorgfältige Nachverfolgung und Überwachung von Maßnahmen mit verschiedenen Beteiligten über alle Projekte hinweg.
• Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen und Workshops, einschließlich der Abwicklung aller logistischen Aufgaben wie Raum- und Hotelbuchungen.
• Aktive Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten für die Geschäftsleitung unter Gewährleistung der Datengenauigkeit und -klarheit.

Anforderungen:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft/Projektmanagement.
• Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office-Suite.
• Praktische Kenntnisse in Smartsheet für die Projektverfolgung und -verwaltung.
• Proaktiv, eigenverantwortlich und motiviert: Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen.
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv mit den Projektbeteiligten zu interagieren.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit viel Liebe zum Detail.
• Sehr gute Englischkenntnisse essenziell, Deutsch- oder Französisch on top von Voteil