Sekretariatsverwaltung

Start: Mai / Juni 2024

Dauer: 24 Monate
Auslastung: Fulltime
Lokation: Bremen
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben:

* Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
* Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
* Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
* Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
* Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
* Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
* Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
* Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
* Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
* Verwaltung der Sekretariatsablage
* Protokollführung in Besprechungen
* Erstellung von Vorgaben für die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur) Anmeldung, Empfang, Bewirtung usw. von unseren Kunden, Organisation Restaurantbesuche sowie Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen (Räume, Bewirtung, sonstige Raumausstattung)
* Bearbeitung von Visaanträgen und Versicherungen
* Durchführung von Inventuren
* Durchführung von Recherchen, bewerten und aufbereiten der Inhalte und vorbereiten von Entscheidungen
* Fachliche Unterstützung und Entlastung des/der Vorgesetzten
* Unterstützung des/der Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Abwicklung interner Klein-Projekte nach Abstimmung
* Koordination, Überwachung und Planung aller abteilungsinternen Termine und Terminplanung des Vorgesetzten

Anforderungen:

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
* Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
* Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)
* Gute SAP Kenntnisse
* Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
* Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
* Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung