Teamassistenz (m/w/d)

Start: Mai 2025

Dauer: 6 Monate +

Auslastung: Teilzeit

Lokation: Erlangen

Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Beschreibung

Der Einsatz erfolgt im Bereich infrastrukturelles Gebäudemanagement. Die Aufgabe umfasst die umfassende Koordination und Steuerung von externen Dienstleistern und Nachunternehmern. Dabei agiert der Dienstleister stellvertretend für den Auftraggeber und übernimmt sämtliche Abstimmungen, Beauftragungen und die operative Steuerung der Leistungen. Zusätzlich gehört die vollständige kaufmännische Bearbeitung zum Aufgabenbereich, inklusive Rechnungsprüfung, Freigabeprozessen sowie der administrativen Erfassung und Abwicklung in den Systemen SAP und ERP. Die Position eignet sich besonders für Personen, die sich in neue Themen einarbeiten möchten, dabei jedoch eine strukturierte und verlässliche Arbeitsweise mitbringen.

Aufgaben

• Sachliches Prüfen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen

• Klärungen mit Nachunternehmern; Eingabe/Buchen der Fremdrechnungen in Planon/SAP zur Kundenverrechnung

• Durchführen interner Stundenverrechnung in Planon/SAP

• Klärung offener Fragen der Rechnungsstellung mit dem Kunden

• Erstellen von Auswertungen, Unterstützen bei der Projektdatenanlage und -pflege

• Auslösen von Bestellungen in Planon/SAP für Gemeinkosten und Projekte

• Unterstützen der technischen Sachbearbeiter

• Koordination, Steuerung und Beauftragung von Nachunternehmern und Dienstleistern im infrastrukturellen Gebäudemanagement

• Überwachung der Dienstleistungsausführung und Schnittstelle zwischen Auftraggeber und ausführenden Unternehmen

• Kaufmännische Abwicklung inkl. Rechnungsprüfung, Freigabe und Nachverfolgung

• Administrative Bearbeitung in SAP- und ERP-Systemen

• Mitarbeit an kontinuierlicher Prozessverbesserung und Dokumentation

Anforderungen

• kaufmännische Ausbildung
• Interesse am infrastrukturellen Gebäudemanagement und an kaufmännisch-organisatorischen Aufgaben
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Themenbereiche
• Erste Erfahrung mit SAP oder ERP-Systemen von Vorteil, aber nicht zwingend
• Teamfähigkeit und kommunikatives Geschick