Programmassistenz

Start: 
Mitte Juli 2025

Dauer:
 18 Monate

Auslastung: Fulltime

Lokation:
 Berlin & Remote (50/50)

Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung 


Projektbeschreibung

Die Programmassistenz soll eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben für die Programmleitung, das PMO und das Projektteam ausführen.

Aufgaben

• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.:

• Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand

• Teilnahme inkl. Protokollierung und

• Führen von Aufgabenlisten

• Veranstaltungsmanagement:

• Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitern

• Terminorganisation mit anderen ÜNBs sowohl in internen Räumlichkeiten als auch außerhalb

• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitern (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)

• Unterstützung bei der Anlage von IT-Tickets im Ticketsystem Heat

• Unterstützung und Überarbeitung von Prozessdarstellungen und Richtlinien

• Durchführen von Bestellvorgängen im SAP für Waren und Dienstleistungen inkl. deren Abrechnung

• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern

• Pflege der Ablage/Dokumentation

• Besuchermanagement: Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Besuchern

• Berichtswesen

• Vorbereitung von Foliensätzen für interne Stakeholder

• Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten und Erinnerung der Verantwortlichen

• Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs

• Durchführung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitenden

Anforderungen

• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 2 Jahren)

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen

• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 4 Jahren)

• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)