Sekretär (m/w/d)

Start: Januar 2025
Dauer: 24 Monate
Auslastung: Fulltime
Lokation: Bremen & ggf. einzelne Tage remote
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung

Aufgaben:

* Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
* Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
* Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
* Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
* Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -Genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
* Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
* Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
* Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
* Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
* Verwaltung der Sekretariatsablage
* Protokollführung in Besprechungen
* Erstellung von Vorgaben für einen / die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z. B. Ablagestruktur) Anmeldung, Empfang, Bewirtung usw. von unseren Kunden, Organisation Restaurantbesuche sowie Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen (Räume, Bewirtung, sonstige Raumausstattung)
* Bearbeitung von Visaanträgen und Versicherungen

Anforderungen:

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
* Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
* Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)
* Gute SAP Kenntnisse
* Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
* Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
* Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
* Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
* Team- und Kommunikationsfähigkeit
* Souveränes und freundliches Auftreten